5S i utjecaj na radnu sredinu

Jedan od najefikasnijih Lean alata za brzu i vizualnu transformaciju radne sredine, a koji tvrtke često zanemaruju u Lean implementaciji  je 5S. Koristi se za bolju organizaciju radnog mjesta, povećanu učinkovitost, sigurnost te produktivnost. Temelji se na pet japanskih riječi, od kojih svaka počinje slovom "S", koje predstavljaju pet koraka za organiziranje radnog okruženja. Koraci 5S su:

1. Sortiraj (Seiri): Ovaj korak uključuje prepoznavanje i uklanjanje nepotrebnih predmeta s radnog mjesta. Pomaže u uklanjanju nereda, smanjuje rizik od nezgoda i olakšava pronalaženje potrebnih predmeta.

2. Postavite u red (Seiton): Ovaj korak uključuje organiziranje potrebnih predmeta i opreme na logičan i učinkovit način. Pomaže minimizirati vrijeme potrošeno na traženje alata, materijala ili opreme i poboljšava tijek rada.

3. Sjaj (Seiso): Ovaj korak uključuje čišćenje i održavanje radnog mjesta. Pomaže u prepoznavanju i rješavanju problema poput curenja, kvarova ili drugih potencijalnih problema prije nego što postanu veliki problemi.

4. Standardiziraj (Seiketsu): Ovaj korak uključuje stvaranje skupa procedura i smjernica za održavanje organizacije uspostavljene u prva tri koraka. Pomaže u osiguravanju dosljednosti i sprječava vraćanje radnog prostora u prethodno neorganizirano stanje.

5. Održi (Shitsuke): Ovaj korak uključuje uvođenje 5S u svakodnevnu rutinu i kulturu radnog mjesta. Pomaže u osnaživanju važnosti održavanja radnog prostora i stvara kulturu stalnog poboljšanja.

Slijedeći 5S metodologiju, radno mjesto može postati organiziranije, učinkovitije i sigurnije, što dovodi do povećane produktivnosti i poboljšanog morala među zaposlenicima.

Međutim, nije neuobičajeno da se zaposlenici opiru promjenama, uključujući tu i implementaciju 5S-a. Evo nekoliko razloga zašto se bi se zaposlenici u početku  implementacije mogli  protiviti 5S-u:

1. Strah od gubitka posla – brinu se da će povećana učinkovitost i produktivnost koja proizlazi iz 5S učiniti njihove poslove suvišnim.

2. Poremećaj ustaljenih rutina - smatraju da će implementacija 5S-a poremetiti njihov ustaljeni način rada.

3. Nedostatak uključenosti u proces -  zaposlenici mogu osjećati da nisu bili konzultirani ili uključeni u provedbu 5S, što može dovesti do osjećaja ogorčenosti i otpora.

4. Nedostatak razumijevanja - zaposlenici možda neće u potpunosti razumjeti prednosti 5S ili kako će poboljšati njihovo radno okruženje. Oni to mogu smatrati samo još jednom inicijativom upravljanja koja neće imati značajan utjecaj na njihov rad.

5. Percipirano povećanje radnog opterećenja - zaposlenici mogu smatrati da će implementacija 5S dovesti do povećanja radnog opterećenja budući da se od njih traži da sortiraju, čiste i organiziraju svoje radne prostore

Kako bismo riješili te probleme, važno je uključiti sve zaposlenike u proces implementacije i omogućiti im obuku i obrazovanje o prednostima 5S. Također je važno jasno i transparentno komunicirati o ciljevima i zadacima inicijative te odgovoriti na sve nedoumice ili pitanja koja zaposlenici mogu imati. Uključivanjem zaposlenika u proces i rješavanjem njihovih problema, moguće je prevladati početni otpor i stvoriti kulturu stalnog poboljšanja kroz 5S.

5S je uistinu primjenjiv svugdje o čemu govore ispod navedeni primjeri:

1. Zdravstvo: Bolnica je implementirala 5S u jednom od svojih odjela kako bi smanjila pogreške u liječenju i poboljšala učinkovitost. Razvrstali su lijekove kojima je istekao rok trajanja i uklonili nepotrebne predmete iz radnog prostora, postavili određena skladišna područja za svaki lijek, uspostavili postupke čišćenja i održavanja opreme i izradili standardni proces za izdavanje lijekova.

2. Industrijska proizvodnja: proizvođač elektronike implementirao je 5S u svoju proizvodnu liniju kako bi smanjio vrijeme proizvodnje i poboljšao kvalitetu proizvoda. Razvrstali su neispravne proizvode i uklonili nepotrebne predmete iz radnog prostora, postavili određena skladišna područja za svaki alat i opremu, uspostavili postupke čišćenja i održavanja za strojeve i izradili standardni proces za sastavljanje.

3. Ured: Odvjetnička tvrtka implementirala je 5S u svoj administrativni odjel kako bi smanjila nered i poboljšala produktivnost. Razvrstali su zastarjele dokumente i uklonili nepotrebne predmete iz radnog prostora, postavili određena područja za pohranu svake datoteke i opreme, uspostavili postupke čišćenja i održavanja za računala i pisače te stvorili standardni proces za upravljanje dokumentima.

4. Građevina: građevinska tvrtka implementirala je 5S u svoje skladište kako bi smanjila otpad i poboljšala sigurnost. Razvrstali su neiskorištene materijale i uklonili nepotrebne predmete iz radnog prostora, postavili određena skladišna područja za svaki materijal i opremu, uspostavili postupke čišćenja i održavanja za vozila i alate te stvorili standardni proces za upravljanje zalihama.

Iz navedenog se vidi koliko je 5S primjenjiv i učinkovit i svakako zaslužuje biti prva stepenica na putu prema cjelokupnoj Lean implementaciji.